Administratif : Assistant(e) de gestion administrative - Accueil

Missions

Accueil téléphonique et physique du public :

• Accueillir le public.
• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer, prendre et transmettre les messages.
• Conseiller les usagers sur les procédures, apporter dans la mesure du possible les premiers éléments de réponse et orienter le cas échéant vers l'interlocuteur ou le service compétent.
• Assurer l’accueil déchet en l’absence de l’agent ou en renfort de pic d’activité avec utilisation du logiciel GESBAC : gestion notamment des cartes d’accès en déchèterie, de la prise en charge des problématiques de collecte ou de la prise de rendez-vous pour les encombrants (liste non exhaustive).
• Assurer l’accueil général en l’absence de l’agent ou en renfort.
• Gérer les plannings de réservation de salles ou de véhicules administratifs.
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations (RGPD)

Gestion des courriers et des e-mails :

• Traiter, enregistrer et transmettre les courriers écrits et électroniques, et vérifier la validité des informations traitées.
• Enregistrement du courrier. 
• Rédaction des courriers et e-mails.
• Préparer et envoyer les documents par voie postale et électronique.
• Enregistrer ou saisir des données informatiques.

Missions ponctuelles : 

• Se porter renfort si besoin dans la préparation de réunion / salle de réunion.
• Être support de tout service en demande de gestion administrative.

Compétences liées au poste

Compétences techniques

• Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
• Maitrise des procédures administratives.
• Maitrise des logiciels bureautique.
• Maitrise de logiciel de gestion.
• Communication orale et écrite.
• Permis B.

Traits de personnalité

• Sens du service public.
• Souriante, respectueuse.
• Présentation correcte.
• Qualités de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de confidentialité reconnues.
• Aisance rédactionnelle.
• Aptitude à la polyvalence.
• Bon relationnel, dynamisme et capacité à travailler en équipe.
• Gestion du stress

Vous pouvez envoyer votre candidature, avant le 21 mars 2025, à ressources.humaines@ccvba.fr